Was kostet Mitarbeiterfluktuation wirklich?

Zeit ist Geld. Das gilt auch fürs Recruiting. Eine geringe Fluktuationsrate, Schnelligkeit bei der Stellenbesetzung und ein reibungsloser Ablauf im Recruiting-Prozess: Effizienz spielt im Personalwesen eine entscheidende Rolle. Ein hoher Fluktuationsgrad kommt den Unternehmen teuer zu stehen. Wie die Kosten entstehen? Erläutert der nachfolgende Artikel.

Was sind Fluktuationskosten
Unter Fluktuationskosten werden jene Kosten verstanden, die durch den Abgang eines Mitarbeiters entstehen. Es handelt sich hierbei häufig um versteckte Kosten in den Jahresabschlüssen, denn sie tauchen in betriebswirtschaftlichen Auswertungen entweder gar nicht auf, oder verstecken sich in anderen Kostenpositionen. Betrachtet man die Ausfallkosten offener Vakanzen im heutigen, stark umkämpften Markt des Fachkräftemangels wird schnell deutlich, welche immensen Vorteile sich durch einen geringen Fluktuationsgrad ergeben.

Dauer einer Stellenbesetzung
Die Dauer einer Stellenbesetzung lässt sich natürlich nicht pauschalisieren. Hier spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Um was für eine Position handelt es sich? Wie spezifisch ist die Position? Welcher Senioritätsgrad ist gefordert? Je anspruchsvoller das Profil, desto schwieriger die Besetzung. So kann die Suche von einigen Wochen bis hin zu mehreren Monaten andauern.
Das Institut der Deutschen Wirtschaft veröffentlichte im vergangen Jahr einen Bericht über die durchschnittlichen Neubesetzungszeiten: 82 Tage! Zwei Drittel aller offenen Vakanzen im Fachkräftebereich sind dabei nur schwer zu besetzen. KMU’s sind besonders stark betroffen und müssen fast jede dritte Personalsuche erfolglos abbrechen. Vor allem Kandidaten mit MINT Hintergrund sind stark umkämpft: Im Mint-Herbstreport 2017 seien laut Institut der deutschen Wirtschaft Köln (IW) bereits 469.300 Stellen unbesetzt gewesen. Ein dramatisches Ergebnis.

Welche Kosten müssen bei der Berechnung berücksichtigt werden?
Fluktuationskosten entstehen bereits, sobald ein Mitarbeiter ankündigt das Unternehmen zu verlassen. Sie werden so lange verursacht, bis ein neuer Mitarbeiter vollständig eingearbeitet ist. Die Gesamtkosten sind immens- sie setzen sich aus direkten und indirekten Austritts-, Eintritts- und Opportunitätskosten, sowie den Aufschlag durch Fehlbesetzungen zusammen.

• Direkte und indirekte Austrittskosten:
  • Zu den direkten Austrittskosten zählen unter anderem Entgeltfortzahlung bei Freistellung, Kosten durch Krankmeldung, nachvertragliche Karenzentschädigungen, ggf. Anwalts- und Gerichtskosten sowie Abfindungen und Sonderkosten.
  • Indirekt entstehen u.a. Kosten durch die Zeit für Austrittsgespräche, dem Informieren von Mitarbeitern und Kunden, Aufgaben-Umverteilung und Einarbeitung der Kollegen, ggf. Überstunden der verbliebenen Mitarbeiter, Zeugniserstellung uvm.
• Direkte und indirekte Such- und Auswahlkosten:
  • Die direkten Kosten setzen sich zusammen aus den Kosten für Personalberater, dem Schalten von Stellenanzeigen, Kosten für Personalmarketing, Informationsmaterial für Bewerber, für Auswahlverfahren und Auslagenerstattung an Bewerber uvm.
  • In die indirekten Kosten gehen die gesamten Personalkosten ein, die durch die aufgewendete Zeit der Personaler- ihre Lohnkosten- entstehen: Zeit für die Formulierung von Ausschreibungen, Unterlagensichtung, Vorauswahl und Terminierung der Vorstellungsgespräche, die Vorbereitung und Durchführung von Auswahlverfahren, Entscheidungsfindung, Verhandlungen, Ab- und Zusagen verfassen etc. .
• Direkte und indirekte Eintrittskosten:
  • Direkte Eintrittskosten können u.a. im Rahmen von höheren Entgeltforderungen entstehen, aber auch durch Schulungs- und Weiterbildungskosten, die mit der Einarbeitung einhergehen. Auch die Kosten für das Onboarding- neuer Bürobedarf, Informationsunterlagen, ggf. Unterstützung der Wohnungskosten o.ä.- fallen unter die direkten Eintrittskosten.
  • Die indirekten Eintrittskosten stellen erneut die Kosten für den zeitlichen Aufwand der beschäftigten Mitarbeiter dar: Die Vertragsabwicklung (Einstellungsantrag, Stammdatenerfassung und anlegen einer Personalakte, Erstellen des Arbeitsvertrages etc.), diverse Anmeldungen sowie die Aktualisierung von Listen und Verzeichnisse, Erstellung eines Einarbeitungsplans, Einrichten des Arbeitsplatzes, die Zeit für das Onboarding, die Einarbeitung durch die Mitarbeiter, ggf. eine Betreuung durch Mentoren sowie Feedbackgespräche zwischen HR und dem Vorgesetzten.
• Opportunitätskosten:Hierunter fallen alle Kosten, die dem Unternehmen durch das Ausscheiden des Mitarbeiters entgangen sind. Sie sind stark von der zu besetzenden Position abhängig. Unter die Opportunitätskosten fallen z.b.
  • Die Leistungseinbuße des ausscheidenden Mitarbeiters sowie die Nicht(vollständige)erfüllung der Arbeitsaufgabe nach Abgang, der Abfluss von impliziten und explizitem Wissen, Irritation des Teams und von Kollegen, negatives Betriebsklima mit eventuellen Ansteckungseffekten der Kollegen, Auswirkungen auf die Performance der Mitarbeiter und Unterstellten sowie die anfängliche Minderleistung durch die Einarbeitung eines neuen Angestellten.
• Aufschlag für Fehlbesetzungen: Dieser Aufschlag entsteht, wenn ein neuer Mitarbeiter das Unternehmen schon nach kurzer Zeit wieder verlässt. Die Fluktuationskosten fallen in diesem Fall erneut an! Laut einer Fluktuationskostenstudie des „Kompetenz Centers Mitarbeiterbindung“ in 2016 wurde die Wahrscheinlichkeit hierfür mit unglaubliche 20 Prozent beziffert.

Doch wie viel kostet eine Neubesetzung durch Fluktuation nun durchschnittlich? Laut Fluktuationskostenstudie des Kompetenz Center Mitarbeiterbindung (Quelle: IOGW Consulting) betragen die Durschnittskosten unglaubliche 43.069 Euro!
Das macht bei einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern und 3% Fluktuationsrate rund 1.292.070 Euro. Jährlich!

Fazit
Welches Fazit können wir nun aus all dem ziehen?
Die eigenen Mitarbeiter müssen gehalten werden!
Nicht nur wirkt sich eine hohe Fluktuation schlecht auf das Betriebsklima aus, die damit einhergehenden Kosten einer Neubesetzung sind immes; vorausgesetzt Unternehmen schaffen es, die Stelle neu zu besetzen. Benötigt werden nachhaltige Konzepte zur Mitarbeiterbindung. Das hat gleich mehrere, positive Effekte: Die Mitarbeiter sind motivierter, arbeiten effektiver- und die Fluktuation sinkt.
Sollte ein Mitarbeiter dennoch das Unternehmen verlassen, gilt: Der neue Mitarbeiter sollte gut gewählt und noch besser eingearbeitet und integriert werden, sodass er seiner Arbeitsaufgabe schnellst – und bestmöglich gerecht werden kann. So sparen sich Unternehmen die Kosten durch Fehlbesetzungen und riskieren nicht, dass das interne Klima erneut gefährdet wird.

Um mit der Einsteigsfrage abzuschließen: Was kostet Mitarbeiterfluktuation?
Eine kurze Antwort: Viel Geld und gutes Betriebsklima!